Tugas Sekretaris dalam Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Sekretaris dalam Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Sekretaris – Diantara Anda semua yang bergelut di dalam sebuah organisasi, tentu dalam organisasi tersebut ada yang namanya sekretaris. Bisa dipastikan hampir seluruh organisasi baik itu PMR, Pramuka, serta organisasi pecinta alam tentu di dalamnya ada yang namanya sekretaris. Mengingat posisi seorang sekretaris ini sangatlah penting.

Sesuai dengan AD/ART sekretaris merupakan salah satu pembantu pimpinan. Sehingga dengan adanya posisi tidak jauh dari pimpinan ini sudah menandakan jika seorang sekretaris memiliki peran, serta tugas yang cukup penting, serta sangat berpengaruh dalam berjalannya roda organisasi.

Pengertian Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Sebelum membahasa lebih lanjut mengenai tugas sekretaris, alangkah lebih baik jika kita semua memahami pengertian sekretaris terlebih dahulu. Sekretaris ini berasal dari bahasa lain “secretum: yang berarti rahasia.

Yang dimaksud dengan rahasia disini yaitu merupakan seorang yang mengetahui, memliki semua rahasia dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, maka seorang sekretaris memiliki tugas untuk membantu semua orang-orang yang terlibat di dalam sebuah organisasi tersebut.

Sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu secretum, atau secretarium, yang artinya seseorang yang diberikan kepercayaan untuk memegang rahasia perusahaan. Sekretaris bisa juga diartikan sebagai seorang petugas yang memiliki bidang pekerjaan untuk mengurusi urusan surat menyurat, termasuk di dalamnya melakukan penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan sebuah organisasi, atau perusahaan.

Menurut The Liang Gie “Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang membantu pimpinan untuk menerika dikte, membuat konsep sura, menerima tamu, atau klien, memeriksa, serta mengingatkan pimpinan terkait dengan kewajibannya, supaya efektifitas kerja seorang pimpinan semakin meningkat.

Dari beberapa pengertian tersebut bisa ditarik kesimpulan jika sekretaris merupakan orang memegang seluruh rahasia perusahaan yang memiliki tugas untuk membantu pimpinan demi kencaran semua tugasnya.

Lalu, Apa Tugas Sekretaris?

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Diantara Anda semua tentu setuju jika seorang sekretaris merupakan sebuah pintu masuk dalam sebuah organisasi, sebelum nantinya akan bertemu dengan ketua, atau pemimpin di dalam organisasi. Mengingat segaka hal terkait dengan organisasi, wajib melalui sekretaris terlebih dahulu.

Seperti halnya surat masuk. Semua surat yang masuk dalam keorganisasian baik itu surat pemberitahuan, surat peminjaman uang, atau peralatan semuanya harus masuk ke sekretaris terlebih dahulu. Setelah masuk ke sekretaris, baru surat-surat tersebut diteruskan ke pemimpin, atau ke bagian yang lebih berwenang.

Selain surat, sekretaris juga yang harus menerima tamu dari luar organisasi sebelum akhirnya bertemu dengan pimpinan organisasi. Selain itu, sekretaris juga yang akan menggantikan pimpinan jika ternyata pimpinna tidak dapat hadir. Lebih lanjut mengenai tugas sekretaris, akan dibahas dalam uraian berikut ini.

Tugas Rutin Seorang Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Adapun yang dimaksud dengan tugas rutin yaitu sebuah tugas umum yang akhirnya menjadi pekerjaan rutin seorang sekretaris, tanpa perlu menunggu perintah dari atasan. Adapun tugas rutinnya antara lain sebagai berikut:

  • Membuka surat yang masuk untuk pimpinan
  • Menerima dikte dari klien
  • Menerima serta melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
  • Menerima serta melayani telepon serta menelpon.
  • Menata arsip/surat.

Tugas Tugas Khusus Seorang Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Adapun yang dimaksud dengan tugas khusus dilakukan sekretaris, yaitu sebuah tugas yang tidak dilakukan setiap hari oleh seorang sekretaris. Jenis tugas khusus ini dilakukan ketika seorang sekretaris mendapatkan amanah, atau instruksi langsung dari seorang pimpinan, selain itu, penyelesaian tugas ini juga dilakukan secara khusus juga.

Dalam istilah lain, tugas khusus ini jarang, atau tidak sering dilakukan. Namun, tetap harus dilakukan dengan sebaik mungkin. Pasalnya, terdapat unsur kepercayaan jika tugas sekretaris harus bisa menyimpan segala kepercayaan yang diberikan oleh perusahaan kepadanya.

Tugas Istimewa Seorang Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Terkait dengan tugas sekretaris ini kebanyakan menyangkut keperluan pimpunan. Tugas seperti ini membantu untuk mempersiapkan segala peralatan kantor yang dibutuhkan oleh pimpinan. Adapun tugas istimewa lainnta, seperti menjadi perantara antara pimpinan dengan klien.

Tugas Keuangan Seorang Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Adapun mengenai tugas keuangan seorang sekretaris secara umum dikenal dengan nama petty cash atau uang cadangan. Beberapa tugas keuangan ini diantaranya:

  • Menanganai beberapa urusan keuangandi bank, meliputi penarikan uang cek, penyimapanan uang di Bank, serta pengambilan uang di Bank.
  • Melakukan pembayaran sejumlah tagihan yang ada di rekening, seperti sumbangan dana atas nama pemimpin, serta pembayaran pajak.
  • Menyiapkan semua catatan seperti pengeluaran kebutuhan sehari-hari, baik kebutuhan yang menyangkut kebutuhan yang menyangkut keperluan pimpinan, serta menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.

Tugas Resepsionis Seorang Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Adapun tugas resepsionis yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Menerima, serta menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan telepon.
  • Mencatat janji-janji yang dibutuhkan pimpinan.
  • Menyusun acara kerja sehari-hari seorang pimpinan.
  • Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan perusahaan

Tugas Sekretaris dalam Business Meeting

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Sebenarnya apa sih pertemuan bisnis tersebut? Pertemuan bisnis merupakan sebuah pertemuan yang ditandi antara dua orang atau lebih, yang brtemu atau berkumpul untuk salin member, dan menerima sesuatu berupa informasi, menyimak kemajuan, serta mencari solusi atas sebuah permasalahan tertentu.

Tugas Kreatif Seorang Sekretaris

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Terkait dengan tugas sekretaris dalam bidang kreatif, merupakan sebuah tugas atas permasalahan sendiri, atau dalam istilah lain tanpa diminta oleh pimpinan perusahaan. Tugas kreatif ini muncul setelah adanya pertimbangan sekretaris mengenai sesuatu hal, supaya membantu, serta meringankan jenis beban pekerjaan tertentu. Adapun tugas kreatif tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

  • Membuat perencanaan kerja perusahaan ,
  • Mempelajari pengetahuan mengenai kas kecil,
  • Pemantapan kepribadian,
  • Mempelajari pengetahuan terkait denganbank,
  • Efisinsi kerja,
  • Pengembangan diri sekretaris denganmengikuti kegiatan seminar, serta pelatihan atau kursus yang dapat menunjang pekerjaan seorang sekretaris.

Tugas Sekretaris Menurut Para Ahli

Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris

Sekeretaris memiliki peranan yang sangat penting dalam hal menentukan, serta mempengaruhi keberhasilan sebuah perusahaan tempatnya bekerja. Pentingnya tugas sekretaris sesuai dengan jabatan tempat dia bekerja di perusahaan atau kantor tempat dia bekerja.

1. Menurut Saiman

Menurut Saminan, tugas seorang sekretaris dibagi menjadi dua. Sekretaris memiliki peranan kepada atasan, serta memiliki peranan kepada bawahan.

Peran seorang sekretaris kepada atasan:

  • Melakukan pembinana hubungan yang baik. Jadi, peran sekretaris adalah menghubungkan orang-orang yang ingin berkomunikasi atau menemui pimpinan.
  • Berperan sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan.
  • Sebagai tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan (bawahan) dalam pelaksanaan tugas.
  • Berperan sebagai penyumbang ide-ide baru.
  • Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cerminan bagi karyawan (bawahan).

Peranan seorang sekretaris kepada bawahan:

  • Penentu kebijakan untuk pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud diantaranya pengaturan penempatan pegawai yang pas dengan kemampuan di dalam bidang pekerjaannya.
  • Memberikan motivasi kerja kepada pegawai agar setiap pekerjaan bisa berjalan dengan lancar serta berhasil baik.
  • Memberikan apresiasi atau rasa puas ,serta bangga kepada pegawai yang telah menjalankan pekerjaan.
  • Menampung , serta menindaklanjuti pendapat , serta usul pegawai dalam berbagai masalah.
  • Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya bisa melihat kelemahan serta kehendak pegawai, sehingga dapat  memberikan solusi untuk pekerjaannya agar nantinya dapat mencapai hasil yang baik.

2. Menurut Hartiti Hendrato serta Tulus Haryono

  • Penjaga/Beranda Perusahaan

Sekretaris memiliki peran sebagai penyeleksi tamu yang akan  bertemu dengan pimpinan organisasi atau perusahaan , serta mengatur jadwal pertemuan tersebut agar  tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya.

  • Filter dan Pengelola Informasi

Sekretaris memiliki tugas untuk  mengelola Informasi yang masuk seperti, mencari, menyimpan, serta mengatur. Sehingga dapat cepat ditemukan pada saat dibutuhkan oleh pimpinan.

  • Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris memiliki peran untuk  membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari , serta sesekali waktu mewakili pimpinan untuk kepentingan perusahaan.

  • Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris harus bisa menyadari bahwa dirinya memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepda pihak yang tidak berhak.

  • Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.
  • Penghubung/Humas
  • Sekretaris berada di dalam posisi antara pimpinan , serta pihak lain. Dengan demikian ,sekretaris harus bisa  menjabarkan kebijakan pimpinan kepada internal organisasi, dan menjadi penyampai informasi yang baik kepada pihak luar organisasi.
  • Perawat/Pelindung

Sekretaris diharapkan dapat  memperhatikan kesehatan pimpinan dengan cara menciptakan suasana kerja yang kondusif sehingga pimpinan tidak cepat lelah.

Tugas Sekretaris Sekolah

  1. Tugas rutin meliputi :
  • Menyusun serta membuat surat
  • Menata arsip atau berkas – berkas atau dokumen
  • Menerima , serta melayani tamu yang datang
  • Melayani serta menerima tamu – tamu yang ditunjukan untuk pimpinan
  • Membukukan hasil rapat
  • Menyiapkan pembuatan laporan
  1. Tugas khusus
  • Menyiapkan rapat
  • Mengatur pertemuan dengan staff sekolah
  • Menyiapkan acara – acara yang di perintahkan oleh pimpinan
  • Mengatur serta melaporkan pengeluaran – pengeluaran pimpinan
  1. Tugas kreatif
  • Membuat perencanaan kerja
  • Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung kegiatan

Biasanya guru yang ditunjuk oleh kepala sekolah untuk menjadi sekretaris akan menangani tugas – tugas secara umum di sekolah diantaranya:

  • Mengatur dokumen sekolah
  • Mengatur semua jadwal rutin kepala sekolah
  • Mendokumentasikan siswa yang tidak hadir atau terlambat ssetiap hari setelah menerima laporan dari guru kelas
  • Mencatat serta mendokumentasikan anggota guru yang tidak hadir di sekolah selama jam kerja
  • Mengatur waktu pertemuan kepala sekolah dengan para staff atau orang tua siswa.
  • Membantu setiap orang tua siswa , serta guru yang membutuhkan informasi tentang kegiatan sekolah.
  • Menjawab telepon kepala sekolah ketika kepala sekolah tidak bisa hadir di sekolah.
  • Memberikan informasi kepada kepala sekolah mengenai peralatan atau bangunan yang harus diperbaiki
  • Menangani setiap tamu yang ingin bertemu dengan kepala sekolah jika kepala sekolah tidak masuk.
  • Menghubungi orang tua siswa atas instruksi kepala sekolah jika memiliki masalah
  • Menginformasikan kepada kepala sekolah mengenai semua informasi yang terkait dengan kegiatan sekolah
  • Membuat daftar nama siswa
  • Mengetik serta menyiapkan surat kepada Depdiknas mengenai siswa baru
  • Mengetik dokumen acara pengambilan raport atau udangan
  • Mencatat kearsipan siswa

Arsip kesiswaan adakah semua  proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam bidang kesiswaan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan di dalam sekolah. Adapun tujuan dengan adanya arsip kesiswaan yaitu untuk mengatur kegiatan – kegiatan dalam bidang kesiswaan sehingga proses belajar mengajar disekolah bisa berjalan lancar, tertib, teratur dan tercapai sesuai yang diharapkan oleh sekolah

Bentuk-bentuk arsip sekolah yang dikerjakan seorang sekretaris

1)      Buku induk

Sebelum nama siswa di tulis di dalam  buku induk, seluruh data pribadi siswa baru ditulis di dalam  daftar kelas atau absensi siswa. Buku induk merupakan sebuah  buku yang digunakan untuk mencatat data seluruh anak yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di suatu sekolah.

Adapun catatan yang ada di dalam buku induk meliputi : nomor urut, nomor induk (urut sesuai tanggal mendaftar), nama, jenis kelamin siswa, tanggal lahir siswa , nama orang tuasiswa , pekerjaan orang tua, alamat orang tua/wali siswa , tanggal keluar atau meninggalkan sekolah serta kolom keterangan yang dilengkapi dengan foto berwarna atau hitam putih sebanyak satu lembar.

Buku induk ini adalah arsip siswa yang paling penting untuk sekolah , serta  tidak pernah dimusnahkan. Buku ini menjadi arsip tetap untuk  sekolah. Buku induk dikerjakan oleh kepala sekolah yang kemudian dibantu oleh guru dimana guru ini ditunjuk sebagai sekretaris sekolah.

2)      Buku klepper

Pencatatan buku klepper dilakukan setelah pengisian buku induk selesai. Buku ini adalah buku pelengkap dari buku induk yang dituliskan sesuai  abjad, serta berfungsi untuk membantu petugas dalam mencari data dari buku induk.

Dengan mencatat nama anak menurut abjad pada lembar – lembar khusus akan bisa diketahui dengan cepat nomor induk anak tersebut. Buku klepper berisi beberapa hal seperti, data siswa, nomor induk, tahun siswa masuk disekolah.

3)      Buku mutasi

Perpindahan siswa dapat  juga disebut dengan istilah mutasi siswa. Buku mutasi adalah buku yang digunakan untuk mencatat adanya murid – murid yang pindah sekolah , baik pindah ke sekolah lain (mutasi ekstern) atau  masih dalam lingkungan sekolah tersebut (mutasi intern).

Pengisisn buku mutasi ini dilakuakn oleh guru kelas , serta dilaporkan kepada kepala sekolah setalah itu  di cek kembali oleh guru yang sudah ditugaskan sebagai sekretaris skolah.

Buku mutasi ini biasanya digunakan di SD, SMP dan SMA. Perpindahan siswa sebenarnya mempunyai dua pengertian diantaranya :

  • Perpindahan siswa dari satu ekolah ke sekolah lain yang sejenis
  • Perpindahan siswa dari satu jenis program ke jenis program lain.

4)      Buku presensi (kehadiran siwa)

Kehadiran siswa disekolah umumnya disebut dengan istilah presensi siwa. Pengertian presensi ini memiliki dua arti yaitu masalah kehadiran disekolah serta ketidakhadiran disekolah. Kehadiran, serta ketidakhadiran disekolah  merupakan masalah penting yang ada dalam pengelolaan siswa di sekolah, pasalnya,  hal ini sangat erat kaitannya terhadap prestasi belajar siswa.

Selain  itu, kehadiran , serta ketidakhadiran siswa disekolah adalah gambaran tentang kedisiplinan serta ketertiban suatu sekolah. Kehadiran siswa disekolah bukan hanya kehadiran siswa secara fisik ada dalam disekolah, lebih dari itu yang lebih penting , yaitu keterlibatan siswa dalam kegiatan – kegiatan yang berlangsung disekolah.

Daftar hadir atau presensi dimaksudkan untuk melihat frekuensi kehadiran siswa yang ada  disekolah, serta untuk mengontrol kerajinan belajar mereka. Daftar kehadiran siswa dilaporkan setiap akhir bulan kepada kepala sekolah kemudian ditulis pada absen umum oleh sekretaris sekolah.

5)      Buku Legger

Leger sesuai  KBBI memiliki arti sebuah buku yang berisi  daftar nilai asli siswa, sebelum dipindahkan ke buku laporan pendidikan.

6)      Buku jurnal kemajuan siswa

Buku kemajuan siswa yang digunakan guru untuk mengetahui jadwal pelajaran, nama guru mata pelajaran yang melaksanakan KBM, serta kehadiran guru.

Tugas sekretaris ternyata sangat bervariatif. Jika Anda memiliki keinginan untuk menjadi seorang sekretaris, maka beberapa tugas di atas sebaiknya Anda pahami.

Boleh copy paste, tapi jangan lupa cantumkan sumber. Terimakasih

Tugas Sekretaris

Leave a Comment