Tugas Front Office di Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Front Office di Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Front Office – Front office atau juga bisa disebut resepsionis adalah orang yang berada di area depan sebuah kantor atau perusahaan. Mereka adalah orang pertama yang ditemui oleh pengunjung atau tamu dan menyambutnya dengan penuh keramahan. Front office merupakan penghubung antara tamu dan kantor atau perusahaan dan memastikan pengunjung mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Satu hal yang diwajibkan ada dalam diri seorang front office adalah keramahan dan kesabaran. Pelayanan yang ramah dapat membuat pengunjung merasa nyaman dan tidak segera ingin meninggalkan kantor tersebut. Kesabaran juga dibutuhkan karena harus memberikan informasi sejelas-jelasnya tentang apa yang ditanyakan customer. Untuk lebih jelas tentang front office, berikut ini adalah beberapa tugas front office dari berbagai macam instansi.

Tugas Front Office Bank

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Memberikan pelayanan untuk pembukaan rekening.

Salah satu tugas front office bank adalah memberikan pelayanan untuk pembukaan rekening. Mereka membantu nasabah mulai dari memberitahukan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk pembukaan rekening, membantu pengisian formulir, hingga mengurus pembuatan rekening. Jadi, segala seluk beluk tentang pembuatan rekening adalah tugas dari front office.

2. Melayani pertanyaan dan keluh kesah nasabah

Ada kalanya nasabah memiliki masalah terkait dengan rekening bank mereka. Berbagai masalah yang mungkin dialami oleh para nasabah adalah kartu ATM yang tertelan mesin, buku rekening yang hilang, pendaftaran e-banking, hingga lupa dengan nomor PIN mereka. Pada kasus ini, pihak front office harus menjadi konsultan yang baik dan membantu nasabah tersebut menyelesaikan masalahnya.

3. Melayani komunikasi kerja sama

Bank yang merupakan instansi yang berhubungan dengan uang menjadi sasaran empuk untuk para event organizer untuk menjadi sponsor. Biasanya mereka para pencari sponsor akan menghubungi front office untuk mengajukan proposal. Akan tetapi, tidak semua bank melayani pengajuan proposal sponsorship lewat front office. Banyak pula bank yang membatasi pengajuan proposal sponsorship hanya pada pihak security.

4. Melayani setoran tunai

Teller atau seseorang yang biasa melayani proses pembayaran juga merupakan salah satu bagian dari bagian front office. Maka dari itu, front office juga memiliki tugas melayani nasabah yang hendak melakukan pembayaran atau sekadar menabung di bank tersebut. Karena nasabah berasal dari berbagai latar belakang mulai dari orang dengan status ekonomi tinggi hingga rendah, maka bagian front office harus sabar dalam menghadapi nasabah.

Tugas Front Office Rumah Sakit

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Melayani dan memenuhi kebutuhan tamu dengan profesional dan ramah

Keramahan dan profesionalitas adalah hal penting yang harus dimiliki oleh petugas front office di rumah sakit. Banyak tamu rumah sakit yang berasal dari berbagai latar belakang pendidikan dan ekonomi. Ada beberapa yang memiliki sikap tidak sabar dan sangat menuntut profesionalitas dari pihak rumah sakit. Maka dari itu, salah satu syarat wajib yang harus dimiliki seorang front officer.

2. Bertanggung jawab terhadap semua aktìvitas di Front Office

Ada banyak sekali aktivitas yang ada di front office. Maka dari itu diperlukan ketelatenan dan ketelitian saat bertugas. Seorang front officer harus bisa mengatur semua aktivitas tersebut secara rapi dan detail. Tentu saja hal ini juga harus dilengkapi dengan penuh tanggung jawab. Tanggung jawab seorang front officer bisa dikatakan cukup berat karena mereka adalah salah satu penentu karena kepuasan konsumen adalah tanggung jawabnya.

3. Membantu menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan tamu

Proses-proses administrasi atau pelayanan di rumah sakit sangat rumit. Pengunjung rumah sakit pun berasal dari latar belakang berbeda-beda. Ada yang sudah mengerti tentang prosedur-prosedur yang akan dilalui, namun ada pula yang masih sangat awam terhadap prosedur-prosedurnya. Di sinilah peran seorang front officer sangat diperlukan. Mereka harus siap sedia untuk membantu pengunjung atau konsumen mendapatkan apa yang mereka perlukan.

4. Membantu tamu dalam penjadwalan selama masa menginap tìnggal

Ruang rawat inap di rumah sakit sangat terbatas. Akan tetapi, jumlah pasien di rumah sakit terus bertambah. Maka dari itu diperlukan penyusunan jadwal terkait dengan ruang inap tersebut. Bagian front office memiliki tugas juga terkait dengan hal ini. Mereka bertugas pula dalam membantu tamu untuk penjadwalan selama masa menginap. Dengan begitu, tidak akan ada kasus dua atau lebih pasien yang saring memperebutkan ruang rawat inap.

5. Menguasai segala peraturan dan informasi baik di dalam maupun di luar gedung guna menjawab ataupun memberikan masukan kepada tamu

Pasti akan banyak pertanyaan, masukan, dan keluh kesah dari tamu tentang pelayanan instansi tertentu. Untuk merespon itu semua, orang yang bekerja di front office perlu mempelajari segala peraturan hingga hal-hal yang berkaitan dengan instansi tempat mereka bekerja. Sebuah instansi tentu tidak akan suka jika nama baik mereka tercemar karena front officernya tidak menguasai informasi tentang instansinya.

6. Mengikuti kebijakan, peraturan, dan mengikuti standar pelayanan yang ada

Setelah kelima tugas tersebut, yang tak kalah penting yang harus dilakukan oleh seorang front officer adalah mengikuti kebijakan, peraturan, dan standar pelayanan yang ada. Meski tugas seorang front officer di beberapa instansi hampir sama, tentu setiap instansi memiliki peraturan, kebijakan, dan standar pelayanan masing-masing.

Tugas Front Office Bandara

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Melayani segala pertanyaan pengunjung yang berkaitan dengan penerbangan

Seorang front officer memiliki tanggung jawab untuk melayani dan menjawab segala pertanyaan pengunjung yang berkaitan dengan penerbangan seperti reservasi, jadwal penerbangan, status penerbangan, informasi tempat-tempat penting, dan tak lupa menyambut para tamu yang datang dari berbagai daerah asal.

2. Melakukan reconfirm reservation

Setelah konsumen melakukan reservasi, mereka harus melakukan konfirmasi ulang terkait penerbangan yang hendak mereka lakukan. Di sini seorang front officer harus siap melayani proses tersebut. Tugas ini harus benar-benar dilakukan dengan baik karena tahap reconfirm atau konfirmasi ulang ini sangat penting bagi pihak penerbangan maupun pihak customer.

3. Menangani kedatangan dan keberangkatan tamu

Salah satu yang membuat transportasi udara menjadi sarana transportasi yang elit adalah banyaknya orang-orang penting seperti pejabat, public figure, artis, dan pebisnis besar yang menggunakannya. Jika ada orang kenegaraan yang menggunakan jasa penerbangan, maka tugas front officer adalah menyambut dan mengatur keberangkatan mereka serta memastikan penerbangan lancar dan aman.

4. Bertanggung jawab akan kelancaran operasional di front office

Kerumitan bagian front office pada bandara sangat tinggi. Diperlukan konsentrasi dan profesionalitas di yang besar karena banyak aktivitas yang harus dilakukan di bagian front office. Maka dari itu, salah satu tugas penting seorang front officer adalah bertanggung jawab akan kelancaran dan kerapian operasional di front office serta memastikan semua berjalan dengan baik dan lancar.

Tugas Front Office Hotel

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Menerima dan menangani pemesanan kamar oleh calon customer

Maksud dan tujuan utama tamu mendatangi hotel adalah untuk menyewa kamar. Tugas bagian front office pada hotel membantu tamu untuk membantu mengurus proses pemesanan kamar mereka. Hal-hal yang diurus untuk pemesanan seperti data diri, kunci kamar, dan pembagian nomor kamar harus dibantu oleh pihak front office agar tamu merasa nyaman dan dimudahkan.

2. Melakukan konfirmasi pemesanan ulang

Tamu bisa saja telah memesan kamar terlebih dahulu lewat website atau aplikasi pendukung lainnya. Yang perlu mereka lakukan agar segera bisa mendapatkan kamar adalah melakukan konfirmasi ulang dengan menunjukkan bukti pemesanan pada website atau aplikasi pendukung tersebut. Bagian front office harus benar-benar mengecek apakah yang ditunjukkan tamu itu resmi atau tidak agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

3. Menyambut dan memberikan salam pisah

Bagian yang pertama kali dilihat oleh pengunjung hotel adalah meja depan atau front office. Maka dari itu mereka harus siap menyambut kedatangan pengunjung dan menanyakan apa yang bisa dibantu mengenai reservasi atau keperluan di hotel tersebut. Setelah pengunjung meninggalkan hotel, bagian front office juga bertugas menyapa kembali dan memberikan ucapan terima kasih serta selamat jalan. Hal itu dilakukan untuk membuat pengunjung merasa nyaman.

4. Mengurus bill pembayaran tamu selama menginap di hotel

Bagian pembayaran atau kasir di hotel juga termasuk dalam bagian front office. Mereka harus siap mengurus bill pembayaran tamu selama menginap di hotel. Karena mengurus pembayaran membutuhkan ketelitian, maka dari itu mereka juga dituntut untuk teliti dan telaten dalam hal ini supaya tidak ada kerugian yang menimpa salah satu pihak.

5. Memberikan pelayanan informasi

Tugas terpenting dari seorang front officer adalah memberikan pelayanan informasi. Maka dari itu mereka harus belajar dengan detail mengenai semua informasi yang berkaitan dengan hotel tersebut. Jika mereka tidak bisa menjawab atau memberikan informasi yang salah tentang informasi hotel tersebut, nama baik hotel juga akan terpengaruhi.

6. Menangani keluhan-keluhan tamu yang menginap di hotel

Tidak semua proses menginap pengunjung berjalan lancar. Ada kalanya beberapa masalah entah itu kesalahan teknis atau sikap pihak hotel membuat pengunjung merasa tidak nyaman. Mereka pun akhirnya menyampaikan keluhan-keluhan yang mereka alami seperti AC yang mati, ada aroma yang tidak sedap, fasilitas tidak sesuai dengan apa yang disampaikan website, dan pelayanan yang tidak menyenangkan. Front officerlah yang bertugas untuk menangani keluhan tersebut.

Tugas Front Office Sekolah

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Melayani pengunjung dan menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan sekolah

Pada saat-saat tertentu seperti masa penerimaan siswa didik baru, akan ada banyak orang tua yang mengantarkan anaknya mendaftarkan diri ke suatu sekolah. Tentu saja mereka juga harus melakukan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan pihak sekolah. Bagian front office bertugas untuk melayani pendaftar ini dan memastikan mereka telah memenuhi persyaratan dan menjalankan semua prosedurnya.

2. Perantara jika ada pihak yang hendak mengajukan penawaran kerja sama

Sekolah menjadi incaran para penyelenggara event perlombaan. Hal itu dikarenakan mereka mencari peserta lomba sebanyak-banyaknya, dan lahan itu paling besar ada di sekolah. Lomba-lomba yang biasa melibatkan siswa antara lain lomba menulis, lomba cerdas cermat, lomba menyanyi, dan lomba kesenian lainnya. Pihak front office bertugas untuk menampung apa yang disampaikan oleh pihak penyelenggara seperti poster dan lain-lain.

3. Memastikan aktivitas di front office berjalan lancar

Karena padatnya aktivitas di sekolah, seorang yang berada di bagian front office harus bisa memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan di front office berjalan dengan lancar dan aman. Hal ini perlu diperhatikan karena front office adalah bagian pertama yang dilihat oleh tamu, dan jika front office terlihat kacau, maka hal itu akan mempengaruhi reputasi sekolah tersebut.

4. Mengamati pengunjung-pengunjung yang datang

Di usianya yang masih rentan akan pengaruh-pengaruh luar, siswa sekolah menjadi salah satu sasaran empuk oleh orang tidak bertanggung jawab. Bagian front office juga bertugas mengamati setiap tamu yang datang. Hal ini memang sudah dilakukan oleh pihak security terlebih dahulu. Akan tetapi, alangkah baiknya jika front officer turut berperan dalam menjaga keamanan sekolah.

Tugas Front Office Bimbingan Belajar

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Menjawab pertanyaan tamu

Seorang front officer di sebuah lembaga bimbingan belajar bertugas untuk menjawab segala pertanyaan dari pendaftar atau tamu. Di saat menjelang ujian, akan banyak siswa yang mendaftar di lembaga bimbingan belajar untuk mematangkan persiapan. Mereka pasti belum banyak mengetahui tentang prosedur pendaftaran dan jadwal-jadwal bimbingan. Maka dari itu, front officer lah yang bertanggung jawab akan masalah ini.

2. Menyampaikan informasi jadwal bimbingan

Jadwal pelajaran yang diajarkan di bimbingan belajar berbeda-beda setiap minggunya. Maka dari itu, tugas seorang front officer adalah menyampaikan jadwal tersebut. Mereka juga bertugas menyampaikan apabila ada pergantian jadwal, pergantian ruang, atau libur karena pengajar sedang berhalangan untuk hadir.

3. Melayani kebutuhan siswa didik

Pada awal masuk bimbingan belajar, siswa didik dari lembaga bimbingan belajar tersebut akan mendapatkan beberapa fasilitas seperti modul dan bingkisan kecil seperti kaos, stiker, atau topi. Bagian front office bertugas untuk melayani pendaftar agar mendapatkan apa yang menjadi hak mereka. Front officer juga bertugas untuk melayani masalah siswa didik seperti pengurusan kartu anggota atau pembelian modul tambahan.

Tugas Front Office Mall

Tugas Front Office
Tugas Front Office

1. Menyapa dan memberi salam selamat datang

Pengunjung sebuah mall akan merasa senang jika kedatangannya disambut dengan ramah. Mereka akan merasakan bahwa mereka sedang diapresiasi oleh pihak mall. Hal itu membuat mereka merasa nyaman dan meninggalkan kesan positif di mata pengunjung. Maka dari itu, penting seorang front officer untuk selalu menyapa pengunjung dengan ramah.

2. Menjawab segala pertanyaan pengunjung

Bagian front office sebuah mall juga bertugas untuk menjawab segala pertanyaan pengunjung tentang apa yang berkaitan dengan mall tersebut, seperti lokasi-lokasi kategori barang yang dicari konsumen, lokasi ruang-ruang penting (toilet, musholla, kamar pas), dan informasi diskon atau promo yang sedang diselenggarakan oleh pihak mall tersebut.

3. Melayani pendaftaran member

Ada beberapa mall yang memberikan fasilitas membership kepada pelanggan dengan keuntungan pelanggan tersebut bisa mendapatkan harga yang lebih murah jika sudah terdaftar sebagai member. Pembuatan member card ini adalah tugas dari bagian front office. Mereka bertugas membantu customer untuk pembuatan kartu anggota dari mulai persyaratan yang dibutuhkan hingga pencetakan kartu member.

4. Menyampaikan informasi ke public

Mall yang sudah menjadi mall besar akan memiliki jumlah pengunjung yang fantastis. Hal ini dapat menyebabkan seseorang terpisah dari kelompoknya. Yang paling rawan terjadi dalam kondisi ini adalah seorang anak yang lepas pengawasan dari orang tuanya. Di sinilah bagian front office ikut andil. Front officer bertugas membantu pengunjung menyampaikan informasi lewat pengeras suara di mall sehingga orang yang bersangkutan bisa segera mendatangi front office.

Demikian tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang yang bertugas di front office suatu instansi. Pada dasarnya semua bagian front office memiliki tugas yang sama. Yang membedakan satu dan yang lainnya adalah peraturan yang ditetapkan oleh suatu perusahaan dan visi yang dijunjung oleh perusahaan tersebut. Yang jelas, front office adalah hal pertama yang dilihat oleh tamu dan menentukan kesan yang apa yang tertinggal di mata tamu.

Boleh copy paste, tapi jangan lupa cantumkan sumber. Terimakasih

Tugas Front Office

Leave a Comment