Tugas Customer Service di Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Customer Service di Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Costumer Service – Customer service adalah bagian dari sebuah instansi yang memiliki tugas utama memberikan pelayanan dan kepuasan terhadap pelanggan, menyelesaikan keluhan dan masalah tentang apa yang dihadapi customernya, serta memberikan informasi yang berkaitan dengan instansi tempat mereka bekerja. Oleh karena itu, seorang yang bekerja sebagai customer service harus memiliki sikap sabar dan teliti.

Meskipun tugas semua customer service di berbagai lembaga hampir sama, yakni melayani pengunjung atau customer, namun ada beberapa perbedaan tergantung di bagian mana mereka bekerja. Berikut ini adalah beberapa contoh tugas seorang customer service di beberapa lembaga yang bisa Anda pelajari dan jadikan referensi.

Tugas Customer Service Bank

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Menjadi tempat bertanya nasabah, calon nasabah, dan non-nasabah

Tugas utama seorang customer service adalah sebagai pusat informasi bagi pihak yang berkepentingan dengan instansi tempat dia bekerja. Customer service di bank bertugas menjadi tempat bertanya mengenai informasi yang dibutuhkan oleh customer. Mereka harus siap untuk menjawab pertanyaan seputar pembuatan rekening baru, pengurusan rekening hilang, dan informasi mengenai jenis-jenis tabungan yang ditawarkan oleh bank.

  1. Menjadi tempat menampung keluhan nasabah

Customer service juga harus siap menerima banyak keluhan dari nasabah terkait dengan masalah-masalah yang dialami mereka. Masalah-masalah yang biasanya dialami oleh nasabah adalah e-banking tidak berjalan lancar, potongan bulanan yang tiba-tiba naik, atau bisa juga kurang puasnya atas pelayanan pihak bank seperti petugas keamanan maupun teller.

Selain dua hal tersebut, masih banyak tugas yang harus dijalankan oleh seorang customer service. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Melayani nasabah dalam hal pelayanan seperti inkaso, pemindahbukuan, surat referensi bank, transfer, dan lain-lain.
  2. Melayani permintaan pencairan dan penerbitan deposito dari investor
  3. Melayani seorang investor jika mereka menginginkan untuk pindah ke cabang lain
  4. Melayani nasabah mengenai permintaan tembusan rekening giro
  5. Melayani transaksi transfer masuk dan memeriksa kebutuhan tanda bukti dari nasabah dengan pada Surat Pemberitahuan Kiriman Uang (SPUK) serta membubuhkan tanda tangan pada SPUK
  6. Melayani investor yang membutuhkan informasi yang jelas tentang saldo dan juga rekening mutasi miliknya
  7. Menyampaikan usulan tentang pelayanan nasabah kepada manajer pemasaran guna keperluan evaluasi

Tugas Customer Service Mall

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Customer service sebagai resepsionis

Customer service dituntut untuk selalu ramah dan sopan dalam berkomunikasi dengan pengunjung. Selain itu mereka juga harus berpenampilan menarik agar nyaman dilihat oleh pengunjung. Salah satu tugas seorang customer service di mall adalah melayani pengunjung dengan sabar apabila mereka memerlukan informasi tentang apa yang ada di dalam mall tersebut.

Beberapa informasi yang mungkin ditanyakan oleh pengunjung mall adalah tentang pembagian blok-blok kategori produk yang dijual dan letak kios-kios yang berjualan di mall tersebut. Maka dari itu, customer service harus benar-benar mempelajari tentang denah mall serta memiliki data-data tentang siapa saja yang membuka kios di mall tersebut.

  1. Customer service sebagai deskman

Sebagai seorang deskman, customer service bertugas untuk memberikan informasi terkait dengan produk-produk perusahaan dan menjelaskan ciri-ciri serta manfaat dari suatu produk. Mereka juga harus bisa menjawab pertanyaan mengenai produk tersebut serta membantu pelanggan yang memerlukan pertolongan seperti halnya mengisi formulir.

Dari tugas-tugas tersebut, seorang customer service juga dituntut untuk mempelajari suatu produk secara detail sehingga dapat memberikan informasi dengan benar dan lengkap. Tanpa melakukan pembelajaran dulu, customer service bisa gelagapan ketika mendapat pertanyaan yang susah dan bisa merusak reputasi dari suatu produk yang dia presentasikan.

  1. customer service sebagai salesman

Customer service mall juga bertugas sebagai salesman/salesgirl. Mereka bertugas melakukan pencarian pelanggan baru, membujuk pelanggan baru, melakukan pendekatan dengan pelanggan, serta berusaha mempertahankan pelanggan lama. Mereka juga harus berusaha mengatasi permasalahan serta keluhan yang disampaikan pelanggan sehingga hal itu bisa menjadi bahan evaluasi bagi suatu produk atau pelayanan.

Tugas Customer Service Rumah Sakit

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Menjadi pusat informasi pelanggan

Customer service memegang peranan penting dalam rumah sakit. Banyaknya pengunjung rumah sakit yang berasal dari berbagai macam latar belakang ekonomi mengakibatkan berbedanya pengetahuan akan prosedur-prosedur yang ada di rumah sakit. Sebagai contoh, ada yang sudah mengerti betul bagaimana menebus obat, namun ada juga yang sama sekali tidak paham tentang cara penebusan obat.

Selain berbedanya latar belakang ekonomi setiap pengunjung, kebijakan masing-masing rumah sakit pun berbeda. Customer service harus mempelajari detail-detail mengenai prosedur dan kebijakan di rumah sakit tersebut apabila ada pertanyaan dari pengunjung yang mengalami kebingungan ketika menggunakan layanan di rumah sakit tersebut.

Selain itu, customer service juga harus memahami letak-letak ruang di rumah sakit. Mereka harus tahu di mana lokasi musholla, toilet, pintu darurat, dan ruang-ruang bangsal. Apabila customer service tidak dapat menghapalkan itu semua, setidaknya mereka harus menyiapkan catatan berupa denah lokasi rumah sakit tersebut.

  1. Menanggapi komplain dan keluh kesah pengunjung dan pasien

Akan ada waktunya ketika pasien atau pengunjung tidak mendapatkan pelayanan yang baik dari pihak rumah sakit. Bisa jadi pasien merasakan tidak nyaman karena pendingin ruangannya mati, kasur tempat rawat inap kurang nyaman, serta kamar mandi ruang inap yang mengalami gangguan. Bahkan ada pula yang mengeluhkan tentang betapa rumitnya mengurus permasalahan administrasi di rumah sakit. Di sinilah seorang customer service harus menanggapi keluhan mereka.

Pengunjung atau penjenguk juga tak jarang mendapatkan pelayanan yang kurang menyenangkan. Sebagai contoh, ada pengunjung yang hendak menjenguk pasien di luar jam besuk. Petugas keamanan pun tidak mengizinkan pengunjung tersebut masuk, padahal pengunjung tersebut datang dari luar kota. Tentu hal ini dapat menimbulkan ketidaknyamanan dan dapat menurunkan nama baik rumah sakit.

  1. Menjadi perantara customer dan manajer

Setelah menerima keluhan-keluhan dari pengunjung maupun pasien, tugas berikutnya dari seorang customer service adalah menyampaikan keluhan tersebut kepada manajer atau pihak penting yang lain di rumah sakit tersebut. Hal ini bertujuan untuk mengevaluasi apa saja yang perlu dibenahi dari pelayanan rumah sakit sehingga orang tetap menggunakan jasa pengobatan dari rumah sakit tersebut.

Tugas Customer Service Bandara

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Menjalin Komunikasi yang baik dengan customer

Seorang customer service memiliki kewajiban menjalin komunikasi yang baik dengan pihak penerbangan maupun dengan pihak pelanggan. Mereka harus tetap bersikap ramah dan sabar ketika melayani pelanggan. Citra baik atau buruk yang tertinggal di mata konsumen adalah tergantung dari seberapa berkualitas seorang customer service di pihak penerbangan tersebut.

  1. Menjadi penghubung pihak Penerbangan dan konsumen

Apabila muncul suatu permasalahan di bandara, pihak penerbangan pasti tidak dapat langsung menemui pelanggan. Dari pihak penerbangan biasanya akan meminta tolong kepada bagian customer service untuk memberitahukan informasi-informasi penting kepada pelanggan. Beberapa permasalah tersebut meliputi keterlambatan penerbangan dan juga penyesuaian jadwal.

  1. Melaporkan komplain

Semua masalah yang dikeluhkan pelanggan tidak bisa dijawab oleh customer service. Ada beberapa hal yang harus didiskusikan dengan pihak penerbangan. Jika pelanggan yang bertanya tidak dapat diberikan solusi atas permasalahannya secara tepat, customer service dapat membuat laporang kemudian disampaikan ke pihak yang lebih bertanggung jawab untuk menjawabnya.

  1. Melayani pemesanan tiket secara online

Saat ini proses pemesanan tiket pesawat terbang bisa dilakukan via online, baik itu lewat aplikasi pendukung atau lewat situs resmi pihak penerbangan. Pada situs resmi tersebut disediakan ruang untuk chatting sebagai tempat bertanya bagi calon pemesan tiket. Tugas seorang customer service adalah melayani chat tersebut dan menjawab pertanyaan dengan sebaik-baiknya.

  1. Menjaga nama baik pihak penerbangan

Tugas penting customer service adalah menjaga nama baik pihak penerbangan dengan sebaik-baiknya melalui pelayanan yang ramah, profesional, dan maksimal. Jika seorang customer service tidak melayani pelanggan dengan baik, reputasi pihak penerbangan bisa turun dan di era digital ini permasalahan tersebut bisa langsung menjadi viral di media sosial online.

Tugas Customer Service Hotel

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Menerima tamu

Customer service di hotel bertugas untuk menerima tamu, melayani setiap pertanyaan yang ditanyakan pengunjung serta memberikan informasi dengan selengkap-lengkapnya. Untuk melayani dan menjawab pertanyaan tersebut, seorang customer service harus sebisa mungkin bersikap sopan, ramah, dan menyenangkan, serta berbicara dengan suara lembut tapi jelas.

  1. Menjadi Customer Relation Office.

Maksud dari menjadi customer relation office adalah seorang customer service harus menjadi orang yang dapat membina hubungan baik dengan seluruh tamu sehingga tamu-tamu akan merasa nyaman dan puas saat berada di hotel tersebut. Imbasnya adalah tamu tersebut bisa menjadi pelanggan di hotel tersebut dan mereka menjadi semakin percaya untuk bekerja sama dengan pihak hotel tersebut.

  1. Sebagai komunikator

Ada kalanya hotel mengalami kendala-kendala teknis seperti wifi mati, AC tidak dingin, atau gangguan suara karena sedang diadakan renovasi. Pihak hotel melalui customer service harus menyampaikan hal ini dengan didahului oleh permohonan maaf atas ketidaknyamanannya. Meski secara teknis tamu merasa tidak nyaman, namun dengan pelayanan yang baik dari customer service bisa membuat tamu tersebut tidak terlalu mempermasalahkan masalahnya lebih jauh lagi.

  1. Melayani reservasi secara online

Saat ini proses reservasi kamar hotel sudah dapat dilakukan hanya lewat aplikasi smartphone saja. Selain itu, reservasi juga dapat dilakukan lewat website resmi hotel tersebut. Dalam website biasanya ada ruang chat untuk membantu calon pemesan dalam proses reservasi atau informasi tentang ketersediaan kamar. Tugas customer service adalah melayani pertanyaan-pertanyaan dalam website tersebut.

Tugas Customer Service Sekolah

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Menjawab pertanyaan customer

Pada masa-masa penting seperti masa penerimaan siswa didik baru, ada banyak pendaftar yang berasal dari luar kota sekolah tersebut. Jika mereka tidak dapat langsung hadir ke sekolah untuk menanyakan beberapa hal, mereka memiliki pilihan untuk bertanya melalui telepon atau website resmi sekolah. Tugas seorang customer service adalah melayani pendaftar tersebut sebaik mungkin serta mengarahkan mereka untuk melakukan prosedur yang benar.

  1. Menampung aspirasi konsumen

Konsumen dalam hal ini bisa para murid, orang tua murid, tamu penting, atau pihak lain yang hendak bekerja sama dengan pihak sekolah. Setiap orang tersebut pasti memiliki pendapat masing-masing akan pelayanan yang diberikan oleh pihak sekolah. Seorang customer service bertugas untuk menampung pendapat-pendapat ini dan mencatat apabila ada pendapat negative tentang sekolah untuk dijadikan bahan evaluasi.

  1. Membantu pelayanan di front office

Tamu yang datang ke sekolah pasti akan mendatangi front office terlebih dahulu untuk menanyakan hal-hal terkait keperluan mereka datang ke sekolah tersebut. Customer service yang berada di bagian front office bertugas melayani tamu tersebut dan membantu tamu atas keperluan yang hendak mereka sampaikan. Tamu-tamu tersebut bisa termasuk kepala sekolah dari sekolah lain, petugas dari dinas pemerintah, hingga pejabat-pejabat kenegaraan.

Tugas Customer Service Perusahaan

Tugas Costumer Service
Tugas Costumer Service
  1. Sebagai customer relation

Seorang customer service juga memiliki tugas untuk berusaha menjaga citra perusahaan agar nama baik perusahaan bisa terus dijaga. Detail tugas dari hal itu adalah membina hubungan baik dengan seluruh pelanggan. Dengan pelayanan yang baik terhadap pelanggan, pelanggan akan merasa puas dan semakin percaya kepada suatu perusahaan.

Selain membina hubungan baik dengan konsumen atau pelanggan, customer service juga bertugas membina hubungan baik dengan perusahaan yang lain. Wujud pembinaan hubungan baik tersebut dapat berupa rencana kerja sama serta merencakan untuk saling bertukar informasi mengenai suatu hal yang berkaitan dengan kedua perusahaan.

  1. Sebagai komunikator

Untuk memberikan kemudahan informasi kepada pelanggan, customer service juga bertugas menjadi komunikator. Dalam perusahaan, customer service bertugas memberikan layanan informasi dengan sebaik-baiknya kepada pelanggan. Informasi-informasi yang bisa diberikan kepada pelanggan adalah informasi tentang masa promo, penyelenggaraan diskon, dan lain sebagainya.

Selain menyampaikan informasi, sebagai komunikator customer service juga bertugas sebagai tempat menampung keluhan dan konsultasi berbagai hal yang berkaitan dengan produk sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan penyedia jasa periklanan misalnya. Customer harus siap jika ada pelanggan yang mengeluhkan tentang kurang tajamnya iklan yang diberikan atau lambatnya proses pengerjaan proyek. Peran customer service adalah menampung keluhan itu dan menyampaikan ke pihak perusahaan.

  1. Mediator pihak yang menawarkan kerja sama

Perusahaan-perusahaan adalah lahannya para mahasiswa atau event organizer dalam hal penyokongan dana lewat sponsorship. Mereka akan mengajukan proposal kerja sama terkait acara yang mereka selenggarakan. Tugas customer service adalah melayani pihak tersebut, memperhatikan apa yang dipresentasikan, dan menyampaikannya kepada pihak perusahaan untuk diskusi apakah proposal kerja sama tersebut akan diterima atau tidak.

  1. Mengelola website resmi perusahaan

Website resmi adalah satu hal yang wajib ada dalam sebuah perusahaan. Lewat web calon konsumen dapat mengakses secara bebas tentang informasi-informasi mengenai perusahaan tersebut mulai dari latar belakang berdirinya, jajaran staff, visi dan misi, program-program yang ditawarkan, testimoni-testimoni konsumen yang sudah menggunakan jasa perusahaan tersebut, hingga dokumentasi berbentuk gambar dan video tentang program yang sudah dijalankan.

Customer service bertugas mengelola web tersebut. Hal ini dikarenakan dalam setiap web resmi perusahaan, perlu dihadirkan ruang obrolan sebagai wadah calon konsumen untuk menanyakan suatu hal mengenai perusahaan tersebut. Tugas seorang customer service adalah melayani dan menjawab pertanyaan tersebut dengan sebaik-baiknya.

Beberapa poin di atas adalah tugas-tugas yang harus dijalankan oleh seorang customer service dalam sebuah perusahaan atau instansi. Dari sekian banyak tugas yang telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa tugas pokok seorang customer service adalah melayani customer dengan sebaik-baiknya agar meningkatkan citra postif pada perusahaan atau instansi tersebut.

Boleh copy paste, tapi jangan lupa cantumkan sumber. Terimakasih

Tugas Costumer Service

Leave a Comment