Tugas Admin dalam Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Admin dalam Berbagai Bidang dan Perusahaan (Lengkap)

Tugas Admin – Setiap perusahaan baik besat maupun kecil pasti memiliki banyak urusan dokumen, berkas, komunikasi dengan client , hingga urusan keuangan. Segala keperluan kantor ini umumnya dikenal degan istilah administrasi. Admin adalah pegawai perusahaan yang memiliki tugas atau jobdesk untuk menjalankan tata kelola administrasi perusahaan. Seorang admin tidak hanya bertugas untuk mengelola dokumen-dokumen perusahaan.

Admin juga bertugas memberikan pelayanan jasa terhadap urusan sumber daya yang diperlukan oleh para pegawai lainnya untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Secara spesifik tugas admin di setiap perusahaan akan berbeda karena kebutuhan jasa dan jumlah admin pada setiap perusahaan akan berbeda. Namun jika dilihat secara umum ada beberapa poin dari tugas admin yang bisa diperhatikan.

Tugas Admin secara Umum

Tugas Admin
Tugas Admin

Secara umum admin bertugas untuk mengelola administrasi sehingga yang paling terlihat adalah pengumpulan dan penyusunan dokumen baik berupa dokumen umum perusahaan atau dokumen pribadi pegawai lainnya yang berhubungan dengan kebutuhan arsip  perusahaan.

Dokumen ini sangat penting bagi perusahaan, dokumen menunjukkan resmi atau tidaknya suatu perusahaan.  Apabila terdapat suatu hal yang membuat perusahaan terlihat seperti melakukan sesuatu yang tidak resmi secara hukum dan perusahaan tidak dapat menunjukkan dokumen yang dapat mendukung maka bisa jadi akan banyak kerugian pada perusahaan.

Dokumen yang dikelola oleh admin juga bisa dijadikan sebagai arsip untuk melakukan perhitungan statistik ataupun evaluasi pencapaian suatu perusahaan. Terkadang dokumen yang telah ada memuat data yang tidak sesuai dengan yang seharusnya atau yang diinginkan perusahaan. Oleh karena itu admin seringkali diberi tugas oleh perusahaan untuk mengubah nilai statistik demi menyesuaikan data yang seharusnya atau data yang diharapkan.

Selain untuk urusan dalam perusahaan, admin umumnya juga memiliki tugas dalam komunikasi dengan pihak luar ataupun client. Manajer atau bagian public relation tidak akan selalu sedia untuk menerima komunikasi dari pihak luar, oleh karena itu biasanya komunikasi dari pihak luar akan diterima oleh admin kemudian baru diteruskan ke manajer atau pegawai lainnya yang dituju pihak luar tersebut.

Salah satu hal yang simpel tapi juga penting dari tugas admin adalah mempersiapkan berbagai peralatan kantor. Mungkin terdengar sepele tapi tanpa adanya admin yang memastikan keperluan kantor terpenuhi maka bisa jadi pekerjaan para pegawai tidak akan berjalan. Kebutuhan kantor yang dimaksud bukan hanya sekedar seperti alat tulis kantor tapi juga menyiapkan ruangan dan persiapan ketika harus ada rapat dengan client atau justru mencari tempat jika harus rapat dengan client ingin dilakukan di luar kantor.

Menyiapkan berbagai keperluan kantor juga tidak sederhana yang dibayangkan. Contohnya ketika admin harus membuat surat kantor, admin juga harus memastikan agar semua ejaan pada surat tersebut sudah benar dan tidak ada typo.

Seorang admin memiliki tugas memastikan segala perkerjaan perusahaan dapat berjalan sesuai dengan jadwal serta adanya koordinasi yang bagus ke atas atau level manajerial maupun koordinasi yang bagus ke bawah (staf blue collar)

Setiap perusahaan akan memiliki tugas admin secara spesifik yang berbeda-beda. Bahkan di perusahaan besar akan memiliki banyak admin yang biasanya jobdesk antar admin akan dibagi-bagi lagi sehingga berbeda antara satu admin dan admin lainnya.

Tugas Admin Toko / Distributor

Tugas Admin
Tugas Admin

Tentu saja toko atau distributor dengan perusahaan akan memiliki kebutuhan administrasi yang berbeda, oleh karena itu umumnya admin yang bekerja di toko memiliki tugas yang berbeda. Umumnya tugas admin di toko lebih luas namun intensitas setiap tugasnya lebih ringan.

Hal ini dikarenakan data maupun dokumen serta keperluan toko yang harus dikelola oleh admin lebih sedikit dibanding tingkat kantor perusahaan, sehingga umumnya tugas admin di toko merangkap beberapa tuas yang biasanya dilakukan beberapa admin di kantor  perusahaan besar.

Namun di toko atau distributor yang agak besar umumnya tugas admin akan dibagi menjadi dua jobdesk yaitu admin umum dan admin keuangan. Admin umum mengurusi segala keperluan administrasi selain yang berhubungan dengan keuangan maupun perpajakan. Sedangkan admin keuangan umumnya masih bisa dibagi lagi jika memang dibutuhkan menjadi administrasi bagian kasir dan administrasi bagian perpajakan.

Secara spesifik tugas admin umum toko/distributor adalah

  • Melakukan input atau pemasukan data penjualan yang telah dilakukan sales
  • Menerima dan memberi balasan terhadap panggilan masuk ke toko maupun surat email
  • Membuat laporan rutin mengenai persediaan barang di toko
  • Membuat laporan penjualan berkala atau sesuai yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan

Secara spesifik tugas admin keuangan toko/distributor adalah

  • Melakukan tagihan dan menerima tagihan pembayaran terhadap penjualan yang telah dilakukan sales
  • Melakukan pemeriksaan teradap daftar absensi rutin karyawan serta melakukan evaluasi mengenai besar gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan
  • Merancang dan membuat neraca keuangan toko dan neraca perpajakan toko

Jobdesk admin setiap harinya umumnya selesai paling belakangan dikarenakan tugas admin setiap harinya harus selesai memfakturkan hasil penjualan sales hingga siap dikirim sehingga harus bekerja sampai tutup penjualan. Umumnya persyaratan untuk menjadi admin toko atau distributor tidak setinggi admin perkantoran karena jobdesk yang lebih simpel. Umumnya dengan minimal pendidikan Sekolah Menengah Atas pelamar sudah bisa memenuhi persyaratan untuk melamar.

Meskipun lulusan Sekolah Menengah Atas seorang admin toko tetap dituntut untuk bisa menggunakan komputer dengan baik. Keterampilan komputer yang diperlukan cukup dapat mengetik di Microsoft Word , membuat perhitungan di spreadsheet seperti Microsoft Excel dan terkadang membuat file presentasi di Microsoft Power Point.

Upah untuk seorang administrasi distributor biasanya mengikuti UMR di wilayah ia bekerja. Namun jika distributor agak besar upahnya juga akan lebih besar dari UMR. Meskipun gajinya di sekitar nominal UMR, pihak toko atau distributor umumnya juga memberikan bonus penjualan apabila penjualan distributor baik atau meningkat karena saat penjualan meningkat pasti tugas admin juga ikut bertambah.

Tugas Admin Sosial Media

Tugas Admin
Tugas Admin

Seiring berkembangnya teknologi dalam kehidupan sehari-hari masyarakat sosial media sekarang tidak hanya berfungsi sebagai jejaring pertemanan, namun juga membantu untuk meningkatkan citra merek sebuah perusahaan.

Secara umum admin sosial media bertugas untuk mengatur dan mengelola akun sosial media miliki perusahaan agar mendapatkan citra merek yang baik dari para calon costumer. Hal ini menjadikan tugas admin sosial media sangat berbeda dengan admin kantoran pada umumnya dikarenakan akan juga mengurusi masalah branding, dan costumer servicing bahkan pada perusahaan yang layanannya benar-benar secara online admin juga mengurusi masalah marketing,.

Secara spesifik tugas admin sosial media adalah:

  • Merancang konten

Untuk membentuk citra merek yang baik konten dalam akun sosial media sebuah perusahaan harus dirancang secara cermat. Admin tidak bisa hanya asal membuat status seperti di akun media sosial pribadi. Postingan yang dibuat admin harus disesuaikan dengan karakteristik para follower  atau calon costumer yang memantau sosial media perusahaan.

Contoh dari perancangan konten yang baik adalah saat hari besar atau hari perayaan, aku sosial media perusahaan akan membuat postingan tentang hari raya tersebut meskipun tidak harus berhubungan dengan produk. Hal seperti ini akan meningkatkan citra merek di mata para calon costumer.

  • Berkomunikasi dengan calon costumer

Dengan menampilkan iklan produk melalui sosial media akan mempermudah calon costumer untuk berkomunikasi dengan pihak perusahaan. Admin sosial media bertugas memberikan respon terhadap segala pertanyaan atau pernyataan dari calon costumer. Respon yang diberikan admin harus sesegera mungkin dan harus terdengar positif.

Respon disampaikan dengan cara negatif sangat berpotensi menurunkan citra merek perusahaan terutama karena di sosial media segala hal sangat mudah untuk dibagikan, sehingga jika ada costumer yang tidak puas dengan respon admin yang negatif dapat disebar sehingga menyebabkan munculnya stigma negatif pada perusahaan.

  • Melakukan evaluasi terhadap kecenderungan follower

Meskipun simpel namun hal ini penting demi efektifnya sosial media perusahaan. Contohnya adalah waktu posting yang pas. Apabila postingan yang dilakukan sosial media perusahaan selalu pada jam dimana para follower  jarang aktif maka postingan tersebut akan dilihat sedikit orang dan kurang efektif.

Dengan memperhatikan jam-jam follower ramai dan aktif di sosial media membuat setiap postingan lebih efektif karena dilihat banyak orang. Kecenderungan follower bukan hanya soal waktu namun juga jenis postingan, admin harus bisa melakukan analisa postingan dalam bentuk apa yang paling disukai follower, apakah dalam bentuk gambar, poster, video atau teks.

Umumnya pada perusaaan yang besar ataupun startup tugas dalam mengelola sosial media bukan hanya dipegang oleh admin namun sudah dibagi-bagi menjadi beberapa  jobdesk seperti Social Media Analyst yang bertugas memantau tren yang berjalan dan menganalisa kompetitor, Social Media Marketing yang fokus bertugas merancang branding sedangkan Social Media Admin hanya bertugas mengelola konten.

Tugas Admin Produksi

Tugas Admin
Tugas Admin

Beberapa admin ada yang ditempatkan di pabrik atau di bagian produksi, dan jobdesk admin ini pun berbeda dengan admin kantoran. Secara umum tugas admin produksi adalah mengubah data dari bahan baku sampai data dari barang jadi. Secara spesifik tugas admin produksi atau pabrik adalah:

  • Mengumpulkan data hasil produksi

Jobdesk pertama dari admin adalah melakukan penarikan data manual dari operator produksi. Berkas laporan ini umumnya sudah dikumpul ke supervisor masing-masing bagian produksi. Admin umumnya hanya bertugas merapikan data .

  • Memproses data

Apabila data dari operator produksi telah terkumpul dan tertata oleh admin maka admin bertugas melakukan input data ke software. Umumnya software yang digunakan adalah spreadsheet seperti Microsoft Excel.

Data ini kemudian diproses untuk melakukan berbagai evaluasi seperti menghitung efektivitas kerja mesin, menghitung etos kerja pegawai, menghitung perbandingan perubahan bahan baku terhadap barang jadi hasil produksi serta limbah.

  • Melakukan kontrol kesesuaian pada proses produksi terhadap data tertulis

Seorang admin produksi bertugas memantau jalannya produksi dan menyesuaikannya dengan data yang sudah ada. Admin berhak melakukan pengecekan apakah produksi sudah sesuai dengan efektivitas dan efisiensi yang dibutuhkan oleh pabrik, jika terdapat ketidaksesuaian maka admin bertugas melakukan koordinasi dengan operator atau supervisor produksi.

  • Membuat laporan harian

Seluruh data yang sudah dikumpulkan dan kemudian diproses harus disajikan dalam bentuk laporan harian. Laporan harian ini berfungsi agar target bulanan dari produksi di pabrik dapat tercapai. Hasil data yang diproses umumnya disajikan dalam bentuk grafik di laporan, dengan model data seperti ini pimpinan produksi akan mudah dalam melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap penurunan dan kenaikan produksi harian.

  • Menyusun shift kerja operator

Dalam produksi umumnya setiap harinya akan ada 2 atau 3 shift kerja operator. Admin bertugas mengatur operator yang bekerja dalam shift tertentu. Umumnya setiap minggu admin akan melakukan rolling untuk mengubah giliran shift para operator. Admin juga mengubah shift operator jika memang  ada keperluan tertentu,

  • Memastikan kesesuaian jam lembur operator produksi

Pada saat perusahaan produksi sedang mengejar target urgent perusahaan akan meminta agar operator ditambah jam kerjanya. Dalam hal ini admin bertugas untuk mengatur jam lembur dari operator dan menghitung jam lemburnya agar sesuai dengan upah lembur yang harus dibayarkan.

  • Menerima permintaan produk
  • Melakukan pengajuan permintaan bahan baku kepada bagian gudang serta meretur bahan baku
  • Pada akhir bulan produksi melakukan penghitungan fisik
  • Membuat laporan produksi bulanan dan akhir tahun berupa tabel dan grafik produksi
  • Menyiapkan berkas untuk verifikasi ISO dan SPM

Tugas Admin HRD

Tugas Admin
Tugas Admin

Pada perusahaan yang besar dan memiliki jumlah pegawai sangat banyak, Dengan pegawai yang banyak ini biasanya semakin besar dan banyak pula tanggung jawab divisi HRD (Human Resource Development). Dengan meningkatnya tugas divisi HRD maka divisi ini memerlukan admin untuk membantu urusan administrasi HRD.

Tugas admin HRD secara spesifik adalah

  • Menerima tenaga kerja secara berkoordinasi dengan bagian labour supply
  • Berkoordinasi dan melakukan sosialisasi dengan pegawai
  • Melakukan persiapan kontrak baru untuk pegawai baru perusahaan
  • Membuat absensi pegawai
  • Memastikan kesiapan berbagai macam format surat HRD baik surat masuk ke dalam ataupun surat ke luar
  • Melakukan pembaruan terhadap rekaman data perusahaan

Tugas Admin Proyek

Tugas Admin
Tugas Admin

Urusan administrasi tidak hanya dibutuhkan di kantor tapi juga di lapangan proyek. Proyek yang dimaksud bisa bermacam-macam mulai dari proyek konstruksi, proyek eksplorasi hingga proyek pertambangan dan perminyakan. Admin dalam proyek bertugas menunjang segala aktivitas dalam proyek sehingga masing-masing pegawai bisa fokus di jobdesk masing-masing. Secara spesifik tugas seorang admin proyek adalah

  • Melakukan proses entry data yang berkaitan dengan proyek
  • Melakukan sesi dokumentasi. Dokumentasi yang dimaksud meliputi banyak hal termasuk foto, video, tanda tangan dan data lainnya yang bisa dijadikan sebagai bukti berjalannya proyek terhadap kantor pusat.
  • Melakukan pengecekan rutin terhadap inventory
  • Melakukan pemeriksaan terhadap biaya operasional dan membuat reiburstment ke kantor pusat.
  • Membuat surat jalan proyek dan menerima surat masuk proyek mulai dari bagian operator proyek, kendaraan proyek, maupun barang proyek.
  • Membuat daftar absensi dan daftar lembur operator proyek
  • Membuat laporan mingguan atau bulanan serta laporan akhir tahun.

 Perbedaan Tugas Admin dan Manajer

Tugas Admin
Tugas Admin

Sebenarnya garis batas antara bidang administrasi dengan bidang manajerial sangat tipis. Admin bertugas mengelola keseluruhan organisasi secara efektif. Sedangkan bidang manajerial bertugas melakukan tindakan penyelesaian pekerjaan. Titik perbedaan diantara keduanya ini adalah bahwa manajer akan mempertanggungjawabkan tugasnya ke bidang administrasi.

Manajer lebih bertugas sebagai pelaksana sedangkan administrasi bertugas sebagai penentu. Manajer akan memikirkan siapa yang akan melakukan pekerjaan atau bagaimana pekerjaan tersebut akan diselesaikan, sedangkan admin akan berpikir tugas apa yang harus diselesaikan dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.

Manajer bertugas menerapkan rencana perusahaan sebagai aksi nyata, sedangkan seorang admin akan menyusun rencana dan kebijakan tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan.

Boleh copy paste, tapi jangan lupa cantumkan sumber. Terimakasih

Tugas Admin

Leave a Comment