KOMUNIKASI BISNIS : Pengertian, Tujuan, Proses, Contoh (Lengkap)

Komunikasi Bisnis – Sebagai manusia yang merupakan mahkluk sosial, komunikasi menjadi bagian terpenting dalam kehidupan manusia. Komunikasi merupakan alat atau cara kita dalam berinteraksi dengan orang baik secara indvidu maupun berkelompok. Hampir seluruh kegiatan manusia menggunakan komunikasi.
Dalam dunia bisnis banyak faktor yang menentukan keberhasilan atas tujuan bisnis tersebut, salah satunya adalah faktor komunikasi bisnis yang baik dan efektif.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah kegiatan pertukan informasi, gagasan, pendapat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang memiliki tujuan tertentu khususnya dalam dunia bisnis. Komunikasi bisnis dapat berupa pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi.

Dengan komunikasi yang baik dan efektif, komunikator dapat menyapaikan informasi tau pesan yang ingin disampaikan secara jelas, maka komunikan dapat memahami informasi atau pesan yang disampaikan. Serta sesuai dengan yang di harapkan oleh komunikator, yang dalam hal ini, bertujuan untuk dapat memperlancar tujuan dalam dunia bisnis

Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer saat ini relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi iklim persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dalam hal keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis.

Terkait dengan pengertian komunikasi bisnis, ada beberapa pengertian menurut para ahli yang bisa kita jadikan acuan dalam memahami komunikasi bisnis, sebagai berikut :

1. Wyne Murlin Baty dan William C.Himstreet

Proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang lazim baik itu menggunkan simbol-simbol, sinyal atau perilaku dan tindakan.

2. William Albig

Sebuah proses pertukaran pendapat, gagasan, informasi, dan intruksi yang mempunyai target tertentu yang dihidangkan secara personal maupun impersional melalui lambang atau sinyal.

3. Katz

Komunikasi bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, maupun konsep yang bertkaitan dengan pencapaian terkait tujuan komersil.

4. Philip Kolter

Komunikasi bisnis merupakan suatu kegiatan manusia yang ditujukan untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan melalui peroses pertukaran.

5. Djoko Purwanto

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Dari beberapa pengertian komunikasi bisnis dari para ahli, dapat kita simpulkan bahwasanya komunikasi bisnis merupakan suatu proses di mana terjadi pertukaran informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dan diterima dengan baik dan jelas sesuai yang diharapkan untuk menunjang tingkat keberhasilan untuk tujuan dalam dunia bisnis.

Dalam hal ini, komunikasi bisnis memiliki enam unsur pokok yaitu :

1. Tujuan, komunikasi bisnis memiliki tujuan yang telah ditetapkan dan sejalan dengan tujuan organisasi.
2. Pertukaran, dimana pertukaran ini melibatkan dua orang bahkan lebih yaitu komunikator dan komunikan.
3. Gagasan, opini, informasi, intruksi yang merupakan isi dari sebuah pesan yang bentuknya sangat beragam, tergantung dari tujuan, situasi dan kondisinya
4. Mengunakan saluran personal atau impersonal yang bisa saja bertatap muka, menggunaka media, atau melalui media yang dapat menjangkau jutaan orang.
5. Simbol dan sinyal merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima.
6. Pencapaian tujuan organisasi, merupakan karekteristik atau ciri khas yang mebedakan organisasi atau sebuah lembaga formal dengan adanya tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Tujuan dari Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Secara garis besar, komunikasi bisnis memiliki tiga tujuan komunikasi didalam bisnis. Yaitu memberikan informasi (informing), persuasi (persuading) dan melakukan kaloborasi (collaborating). Berikut adalah penjelasan tentang tujuan komunikasi bisnis seca garis besar :

1. Meberikan informasi

Informasi yang dimaksudkan adalah hal-hal yang berhubungan dengan aktivitas bisnis dengan berbagi pihak. Seperti, seorang manajer marketing yang ingin meningkatkan penjualan produk baru, maka ia akan mencoba memasang iklan di berbagai media. Cara penyampaian didalam mediapun menjadi factor penting dalam mencapai keberhasilan dalam mengiklan kan sebuah produk.

2. Melakukan persuasi

Persuasi merupakan gaya berkomunikasi untuk mempengaruhi dan menyakikan orang lain. Persuasi ini sering digunakan dalam aktivitas pemasaran sebuah produk agar dapat menyakinkan para konsumen terhadap produk yang di tawarkan, dan juga dalam penegasan konfirmasi pemesanan dari para konsumen agar tidak terjadinya kesalahan dalam melakukan pemesanan dan traksasi pembelian baik secra offline maupun online.

3. Melakukan kaloborasi

Melakukan kaloborasi merupakan betuk kerjasama, interaksi, kompromi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan baik secra langsung maupun tidak langsung. Dengan adanya komunikasi bisnis yang baik maka akan terjadinya kerjasama secra baik.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Adapun fungsi dari komunikasi bisnis yang terdiri 4 fungsi yaitu :

1. Fungsi informativ

Dalam hal ini fungsi informative digunakan oleh para manajer dan karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka secara efisien. Beberapa informasi yang dibutuhkan terkait dengan beberapa hal berikut:

• Hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan (tujuan perusahaan, prosedur, peraturan, dan lainnya).
• Standar kerja dan laba perusahaan.
• Sosial emotional perusahaan secara umum.

2. Fungsi Regulatory

Komunikasi memiliki fungsi sebagai alat untuk mengendalikan dan mengatur jalannya suatu organisasi. Bentuk komunikasi ini dapat berupa perintah dan laporan.

3. Fungsi Persuasive

Fungsi persuasive berlangsung saat terjadi komunikasi dan interaksi antar karyawan, dimana tujuan komunikasi tersebut adalah agar orang lain dapat menerima ide seseorang.Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

4. Fungsi Integrative

Integrasi yang terjadi di dalam perusahaan akan membuat perusahaan tersebut dapat beroperasi secara terpadu dan utuh. Hal tersebut hanya bisa dilakukan bila komunikasi dan koordinasi di perusahaan berjalan dengan baik.
Indikator Komunikasi Bisnis

Komunikasi yang baik dan efektiv merupakan salah factor untuk mencapai keberhasilan dalam dunia bisnis. Karena komunikasi merupakan hal yang sering dilakukan dalam setiapa aktivitas yang kita lakukan baikpun dalam dunia bisnis. Maka dari itu, ada beberapa hal yang dapat meningkat atau mengebangkan kemampuan dalam berkomunikasi yang baik dengan sederhana. Antara lain:

1. Membaca
2. Menulis
3. Berbicara
4. Mendengarkan

Tanpa disadari setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.

Pentingnya Kemampuan dalam Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Merupakan tantangan seorang manajer di masa sekarang dan kedepannya dikarenakan kemajuan ilmu pengatuhuan terus berkembang, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan.

Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

1. Struktur komunikasi yang buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

• pembukaan
• isi
• penutup

2. Penyampaian yang lemah

Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons.

Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

3. Penggunaan media yang salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

4. Pesan yang campur aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan.
Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.

5. Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.

6. Lingkungan yang menggangu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dan sebagainya.

Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

Kendala Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya

Proses penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah, seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.

Jenis Jenis Pesan dalam Komonikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.

Didalam komunikasi bisnis sendiri adanya pesan bisnis dianggap penting demi dapat mencapai tujuan bisnis maupun harapan yang ingin dicapai. Tanpa adanya pesan bisnis maka informasi-informasi yang seharusnya disampaikan tidak dapat tersampaikan.

Pesan bisnis sendiri dapat melalui dua macam-macam media komunikasi, yaitu media komunikasi tertulis dan juga media komunikasi lisan. Berikut ini ada beberapa contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang akan dibahas secara lengkap dan jelas :

1. Surat penawaran kerjasama

Contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang pertama adalah melalui surat. Surat yang dimaksud disini adalah surat yang mengandung informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, baik penawaran kerjasama bisnis maupun penawaran produk yang dihasilkan.

Salah satu contoh yang paling mudah adalah adanya surat penawaran kerjasama, dimana satu perusahaan menawarkan kerjasama dalam suatu bidang tertentu kepada perusahan lainnya yang dianggap masih dalam kegiataan bisnis yang sama.

2. E-mail penawaran produk

Semakin adanya kemajuan teknologi juga lebih memudahkan pesan-pesan bisnis untuk tersampaikan, salah satunya melalui e-mail sebagai salah satu contoh media komunikasi modern. Salah satu contohnya adalah e-mail bisnis mengenai penawaran produk.

Suatu perusahan melalui divisi marketingnya akan banyak menawarkan produk-produk yang dihasilkannya melalui e-mail. Sebagai contoh seperti banyak perusahaan-perusahaan e-commerce yang akan mengirimkan notifikasi mengenai produk-produk barunya melalui e-mail pada para pelanggannya.

3. Laporan perusahaan

Tidak hanya yang berkaitan dengan penawaran kerjasama maupun penawaran produk saja, tetapi laporan-laporan perusahaan, memo perusahaan, dan lain sebagainya yang masih didalam lingkup kegiatan bisnis yang berjalan juga termasuk sebagai pesan bisnis.

Mengapa demikian? Karena didalamnya masih mengandung informasi-informasi mengenai kegiatan bisnis yang berlangsung dalam suatu perusahaan atau organisasi. Oleh sebab itu, laporan perusahaan juga menjadi contoh pesan bisnis yang ada dalam komunikasi bisnis.

4. Pertemuan atau pidato

Pernahkah anda datang pada grand launching produk komunikasi seperti handphone? Kegiataan ini banyak dilakukan oleh perusahaan apple atau samsung yang ingin melunjurkan produk terbaru mereka.

Melalui pertemuan yang dilakukan tersebut, didalamnya juga sebenarnya terdapat pesan bisnis yang disampaikan dimana juga bertujuan untuk mempengaruhi audience untuk membeli produk terbaru mereka. Pidato yang disampaikan mengenai kualifikasi atau informasi-informasi mengenai produk-produk terbaru mereka yang akan diluncurkan juga merupakan suatu pesan bisnis melalui media komunikasi lisan.

5. Telimarketing

Tidak hanya melalui suatu pertemuan atau pidato saja, media komunikasi lisan juga banyak digunakan untuk penyampaian pesan bisnis seperti melalui telemarketing.Jadi suatu perusahaan biasanya akan memiliki divisi telemarekting sendiri yang bertujuan untuk menawarkan produk kepada konsumen maupun mengajukan kerjasama dengan perusahaan lain yang dilakukan melalui telfon.

Pengertian komunikasi bisnis ternyata sangat luas sekali. Semoga uraian ini bisa membantu Anda semua untuk bisa memahami lebih dalam terkait dengan komunikasi bisnis tersebut.

Boleh copy paste, tapi jangan lupa cantumkan sumber. Terimakasih

Komunikasi Bisnis

Leave a Reply